2　文書を作成し、又は取得した後における文書事務については、文書管理システムに登録するとともに、電子決裁の方法により行わなければならない。ただし、事案により紙文書への押印により承認、決裁等の処理を行うことができる。

3　前項ただし書きの規定について、起案用紙、供覧用紙又はその他これらの様式に相当するもの(定例のもので一定の帳票によって処理できるものを含む)を用いて決裁を行った場合、決裁後、必要な事項については文書管理システムに登録しなければならない。ただし、文書管理システムによる処理、電子決裁による決裁が困難である又は適当でないと認められるときは、この限りでない。

2　文書主管課長は、文書に関する事務を総括するとともに、次に掲げる事務を管理する。

3　文書主管課長は、各課における文書管理事務が適正かつ円滑に実施されるよう改善指導を行うことができる。

2　文書取扱主任は、課の文書事務について次に掲げる事務を管理する。

3　文書主管課長は、文書事務に関する教育研修又は連絡調整を図るために必要がある場合は、文書取扱主任会議を開催することができる。

2　電子文書の内容が、他課の主管に属すると認められるときは、直ちに当該担当課に回付しなければならない。この場合において、前条第4号の規定を準用する。

2　前項第2号の規定により、収受した文書が紙文書である場合には、必要に応じて余白に受付印(別記)を押し、収受するものとする。

3　課長は、配布を受けた文書が起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものは、関係者に供覧後、完結するものとする。

4　課長は、配布を受けた文書が起案による処理を要するものの、早急に処理することができないときは、文書取扱主任者を中心にその旨、処理の方針等を付記し、前項に準じて供覧をしなければならない。

2　合議を受けたときは、速やかにその所管事項について審査し、調査その他の理由により処理の日時を要するときは、その旨を担当の部課長等に通知しなければならない。

3　合議を受けた事案について異議があるときは、担当の部課長等に協議しなければならない。この場合において、協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

4　事案が当初の起案の趣旨と異って決裁されたときは、起案者はその旨を合議した部課長等に連絡しなければならない。

5　合議を受けた部課長等は、必要に応じ、担当の部課長等に合議文書の写しの交付を求めることができる。

2　前項各号のいずれにも該当せず公印の使用を省略したときは、可能な限り発信者の氏名の下に「(公印省略)」と明記するものとする。

3　公印を使用する場合は、公印を保管する部署に対し、公印使用承認の依頼を行い、承認を受けるものとする。

2　前項の回付期限は、月曜日から金曜日までの所定の時間とする。ただし、急を要するものについては、この限りでない。

3　郵送物は、種類別に分類し、料金後納の方法により発送するものとする。ただし、料金後納の方法により難いときは、郵便切手等を使用することができる。

4　課長(文書主管課長を含む。)は、切手等の受入れ又は払出しの状況を明らかにするよう記録を整理しなければならない。

5　電子文書の発送については、市長が別に定める。

2　時効の定めがある事件に関する文書は、その時効の年限以上の必要期間保存しなければならない。

3　文書の保存年限の起算は、年度によるものにあってはその完結した日の属する年度の翌年度4月1日とし、暦年によるものにあってはその完結日の属する年の翌年の1月1日とする。ただし、出納の証ひょう類については、当該出納に係る決算年度の翌年度6月1日とする。

4　文書取扱主任は、文書管理システムを用いて年度当初又は年度途中において文書ファイルを作成し、自らの部署に関する文書分類については適宜見直しを行い、年度ごとに適正な分類に基づいて文書を管理するものとする。

2　文書管理システムには、完結文書の保管のために次に掲げる措置を施すものとする。

2　書庫は、常に整頓し、簿冊の虫害又は湿り等の予防に留意しなければならない。

2　文書の廃棄は、裁断、焼却その他復元できない方法により処理しなければならない。

3　課長は、保存期間満了後の文書を保存する必要がある場合は、文書主管課長との協議の上、当該文書の保存期間を延長することができる。この場合において、文書管理システムに所定の事項を記録するものとする。

(施行期日)

1　この規程は、平成17年1月16日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の日の前日までに、合併前の今治市文書規程(昭和44年今治市規程第7号)、波方町文書事務規程(平成13年波方町規程第4号)、吉海町文書事務取扱規程(平成13年吉海町規程第2号)、宮窪町文書事務取扱規程(平成13年宮窪町規程第3号)、上浦町文書事務取扱規程(昭和53年上浦町規程第2号)、大三島町文書事務規程(昭和57年大三島町訓令第6号)若しくは菊間町文書取扱規程(平成11年菊間町訓令第1号)又は解散前の今治市・玉川町及び朝倉村共有山組合文書規程(次項においてこれらを「合併等前の規程」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によってなされたものとみなす。

3　合併前の規程により保存されている公文書の保存期間については、なお合併前の規程の例による。

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　第1条、第5条、第8条及び第11条の収入役又は会計管理者に関する改正規定は、この規程施行の際現に在職する収入役の任期中は、適用しない。

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規定は、令和2年4月1日から施行する。

(適用区分)

2　この規程による改正後の第15条第2号の規定は、令和3年1月1日以後に取得し、又は発送する文書について適用する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

この規程は、令和5年4月1日から施行する。

この規程は、令和6年9月1日から施行する。